Zarządzanie czasem. Jak lepiej zorganizować swoje życie?

Spis treści:

1.Efektywne zarządzanie czasem — co to znaczy?
2.Etapy time management
3.Jak zarządzać czasem? Techniki
4.Odpoczynek to nie marnowanie czasu!
5.Skutecznie zarządzaj czasem i osiągaj swoje cele!

Efektywne zarządzanie czasem – co to znaczy?

Marzysz czasem o tym, żeby doba miała 48 godzin? Codzienny pęd, zawrotne tempo życia, natłok obowiązków, długie godziny spędzane w pracy, a do tego czas dla rodziny, na siłownie, obowiązki domowe i… dla siebie? Jak to wszystko ze sobą pogodzić?

Żeby odczuwać życiową satysfakcję, planowanie celów i zarządzanie czasem nie powinno być tylko firmowym frazesem, który pada na spotkaniach operacyjnych w pracy. Metody zarządzania czasem warto też wprowadzić do swojego życia prywatnego. 

Tylko czym właściwie jest to magicznie sformułowanie „time management”, czyli zarządzanie czasem?

Czas to zasób, którego nie można kupić. Nie da się go też wydłużyć, cofnąć, ani zatrzymać. Dlatego właściwe rozplanowanie zadań w czasie jest tak kluczowe dla osiągania każdego celu – prywatnego, czy też zawodowego. 

W zarządzaniu najważniejsza jest efektywność. Chodzi bowiem o to, aby tak rozplanować zadania w ciągu dnia, tygodnia czy nawet roku, aby nie marnotrawić czasu. Za marnotrawstwo uważa się bowiem stan, w którym nie jest się efektywnym. 

Dlaczego dobre zarządzanie czasem jest tak ważne? Przede wszystkim pomoże Ci ono zredukować stres i presję otoczenia oraz okiełznać chaos zadaniowy. Przełoży się na lepszą organizację pracy, efektywniejsze wykonywanie zadań, szybsze osiągnięcie celów zawodowych i prywatnych. 

Etapy time management

Aby skutecznie zarządzać swoim czasem, należy podzielić je na konkretne obszary. Są to przede wszystkim:

• wyznaczenie celów,
• planowanie,
• podejmowanie decyzji,
• realizacja, 
• monitorowanie.

Na samym początku musisz wyznaczyć sobie cele, które chcesz osiągnąć. Zamień je na zadania, które będzie trzeba zrealizować we właściwym czasie. Co to oznacza? Stwórz listę przedsięwzięć, które chcesz osiągnąć i zaplanuj do kiedy chcesz je zrealizować. 

Kolejnym etapem będzie umieszczenie tych zadań na siatce czasu. Zastanów się – ale bardzo realnie – jak długo mogą zająć Ci konkretne zadania. Umieść je w kalendarzu.

Etap podejmowania decyzji to określenie, które zadania są najważniejsze i w jakiej kolejności należy je wykonać. 

Krok czwarty to przystąpienie do realizacji zadań w czasie. Cały wcześniej zbudowany plan musisz teraz wcielić w życie. 

Na ostatnim etapie dochodzi do weryfikacji Twoich założeń. Tu monitorujesz, czy wszystko idzie zgodnie z planem. A jeżeli tak się nie dzieje, określ, co było tego przyczyną tego i dlaczego plan się nie powiódł.

Jak zarządzać czasem? Techniki zarządzania czasem

Trudno wypracować uniwersalną metodę planowania i organizacji. A to dlatego, że ludzie mają różne charaktery i kierują się odmiennym systemem wartości. Poniżej przedstawiamy kilka technik zarządzania czasem, które możesz przetestować na własnej skórze. 

1. Pilne, niepilne, ważne i nieważne – czyli ustalamy priorytety

W ostatnich latach triumfy popularności święci Brian Tracy, kanadyjski mówca, autor książki „Zarządzanie czasem”. Według teorii Kanadyjczyka najważniejszym elementem dobrej organizacji jest ustalenie hierarchii zadań. Wszystko, co musisz wykonać danego dnia, podziel na 4 kategorie:

• pilne, 
• niepilne,
• ważne,
• nieważne.

Na początek dnia wykonaj zadanie najważniejsze, które pomogą Ci osiągnąć założony cel. To tzw. zjedzenie żaby. To da Ci poczucie spełnienia i nada rozpędu pozostałym zadaniom. 

2. Uwzględniaj przerwy w planie dnia

To częsty błąd, który podczas planowania swojego czasu – nie uwzględniamy przerw w pracy. A te są niezbędne! Chwila oderwania i relaksu w pracy pomoże Ci nabrać dystansu. Dzięki temu będziesz lepiej i efektywnie wykonywał zadania. Jeżeli więc układasz swój harmonogram, nie ustawiaj 5 spotkań z rzędu. Przerwij je 15-minutowymi oknami, podczas których złapiesz oddech. 

3. Koniec z multitaskingiem 

Aby skutecznie i efektywnie wykonywać założony plan, zajmuj się tylko jednym zadaniem na raz. Zapomnij o multitaskingu. Skakanie po zadaniach i robienie każdego w kawałku zajmuje Ci tak naprawdę więcej czasu. 

4. Kontroluj czas

Miej w zasięgu swojego wzroku zegarek i kontroluj, jak długo zajmuje Ci np. przygotowanie raportu czy – jeżeli chodzi o zadania domowe – ile minut zajmuje Ci ugotowanie obiadu. Umiejętność rozeznania się w czasie pomoże Ci w przyszłości lepiej planować swój dzień. 

5. Pareto – czyli 20-80

Według zasady Pareto – przytaczanej przez Tracy’ego – tylko 20% zadań wpływać powinno na 80% rezultatów. A więc skupić powinieneś się przede wszystkim na przedsięwzięciach, które przynoszą najwięcej korzyści. 

6. Work-life balance

Żeby pracować efektywnie, nie poświęcaj całego swojego czasu w ciągu dnia na pracę. Tylko przy zachowaniu właściwej równowagi pomiędzy życiem codziennym a zawodowym, zapewni Ci optymalne warunki do realizacji swoich zadań w czasie. 

7. Trenuj, aby… lepiej zarządzać czasem!

Czy wiesz, że regularne uprawianie sportu wpływa nie tylko na Twoją kondycję fizyczną, ale i na pracę mózgu? Jeżeli zaplanujesz w swoim harmonogramie czas na treningi, poprawisz swoją wydajność w pracy i życiu prywatnym. To jeden z elementów uzyskiwania równowagi pomiędzy życiem zawodowym a prywatnym. Wysiłek fizyczny może pozytywnie wpłynąć na pamięć oraz proces nauki. 

8. Działaj zgodnie z własnym rytmem

Jeżeli chcesz nauczyć się efektywnie planować swój czas, zacznij od obserwacji własnych nawyków. Sprawdź, o jakiej porze w ciągu dnia jesteś najbardziej produktywny. To właśnie wtedy zrealizuj najważniejsze zadania, które pomogą Ci osiągnąć cel. Jeżeli jesteś rannym ptaszkiem, skup się na tym, żeby wszystkie najważniejsze zadania były wykonane do godziny 12:00. Nie pozwól sobie w tym czasie przeszkadzać. Wyłącz wszystkie rozpraszacze i skup się tylko na jednej rzeczy. 

9. Deleguj zadania i bądź asertywny

Jednym z częstych błędów popełnianych w skutecznym zarządzaniu czasem jest to, że uważasz, że wszystko musisz wykonać sam. Najcenniejszą lekcją tego poradnika jest: naucz się delegować zadania. Dzięki temu zyskasz więcej czasu dla siebie. Nie daj się zapędzić w pułapkę perfekcjonisty. Zaufaj swoim współpracownikom i oddaj zadania, które z powodzeniem może wykonać ktoś inny. W pracy bądź także asertywny. Nie daj sobie narzucać rzeczy, które wychodzą poza Twoje obowiązki, a co ważniejsze – poza Twój dzienny harmonogram. 

Odpoczynek to nie marnowanie czasu!

Zarządzanie czasem ma jednak także swoje pułapki. Korporacyjne dążenie do maksymalizacji korzyści i realizacji zadań jak najszybciej może sprawić, że człowiek odczuwa na sobie presję – społeczeństwa, przełożonego, kolegów, a nawet żony czy partnera. Poczucie, że nie spędzasz czasu efektywnie, może prowadzić do poważne wypalenia, np. zawodowego, ale nie tylko. 

Dobre zarządzanie czasem ma przede wszystkim zapewnić Ci odpowiednie warunki do odpoczynku. Realizacja zadań zgodnie z planem to sposób, aby zdjąć z Twoich barków stres i nieustająco wiszącą nad Twoją głową listę rzeczy do zrobienia. 

Jeżeli planujesz wakacje, popołudniowy odpoczynek czy nawet trening na siłowni, nie powinieneś czuć, że marnujesz czas. Relaks, regeneracja, wyciszenie, dojście do równowagi są niezbędne, aby efektywnie realizować swoje zadania. Czasem lepiej odpuścić i się odprężyć, aby mieć siłę do pracy. To właśnie dlatego coraz głośniejsza jest dyskusja nad wprowadzeniem 4-dniowego tygodnia pracy w Europie. Dotychczasowe badania wykazują, że zwiększenie czasu odpoczynku pracowników, pozytywnie wpływa na ich efektywność. Innymi słowy – jeśli jest się wypoczętym, można wykonać tyle pracy w 4 dni, ile normalnie realizuje się w 5. 

Skutecznie zarządzaj czasem i osiągaj swoje cele!

Dobre zarządzanie czasem pomoże Ci osiągnąć wyznaczone cele. Dzięki niemu będziesz właściwie zorganizowany w pracy i w życiu prywatnym. Jeżeli wiecznie brakuje Ci na coś czasu, nie dosypiasz i wciąż się spóźniasz, warto przyjrzeć się swojej rutynie i wprowadzić pewne modyfikacje.